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以校长的名义写一则暑假放假通知公文格式 版头主体和版记部分?
来源:未知 作者:admin 发布时间:2018-09-27 12:04 浏览量:

  版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。版头部分常会出现发文字号编写方面的错误。发文字号是发文机关为其制发的公文所编制的顺序代码,由发文机关代字、年份和发文顺序号三部分组成。

  发文机关代字是发文机关名称的简缩语,应选用发文机关名称中最能反映机关属性的字词作为本机关的代字。比如,宁波市人民政府制发的公文,发文机关代字为“甬政”;宁波市教育局制发的公文,发文机关代字为“甬教”。但若简缩不当,就容易造成混淆,起不到应有的作用。比如,“鄞州高级中学”的发文机关代字就不能用“鄞中”而应用“鄞高中”,因为还有“鄞州中学”,用“鄞中”就不能分辨了。再如,“华东师范大学”的发文机关代字就不能用“华师大”而应用“华东师大”,因为还有“华中师范大学”“华南师范大学”。

  新《格式》明确规定,“年份应标全称,用六角括号‘〔〕’括入”,如“甬教〔2013〕5号”。而像“×教(2013)第12号”中的年份使用圆括号标示,则是错误的,应改为“〔2013〕”。

  新《格式》明确规定,发文顺序号不编虚位(即1不编为01),不加“第”字。则上引“×教〔2013〕第12号”,就应去掉“第”字,改为“×教〔2013〕12号”。

  主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件组成。

  1.文种错用。选择文种应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定,不得混淆使用。

  (1)请示与报告混用。请示与报告虽然都是上行文,但是二者有不同的用途和要求。请示“适用于向上级机关请求指示、批准”,必须事前行文,上级收到请示必须答复。报告“适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问”,可以事中行文,也可以事后行文,不需要上级答复。在写作中,请示与报告混用的例子如:①《××公司关于举办技术交易会开展技术协作活动的请示报告》,②《××学校关于购买冷冻机的报告》。从标题中的事由来看,都是请求上级批准某事项,因此应将①中的“报告”去掉,凯发注册瑞达期货:沪铅领涨基金属 逢高。②中的“报告”改为“请示”。

  (2)请示与函错用。请示是上行文,函是平行文;请示是向有隶属关系的上级机关请求批准,函可用于向平级或不相隶属机关请求批准。比如,北仑职业高级中学向北仑区教育局请求拨款建造宿舍楼,就应该用“请示”,因为北仑区教育局是北仑职业高级中学有隶属关系的上级机关;若向北仑区财政局请求拨款建造宿舍楼,就应该用“函”,因为北仑区财政局与北仑职业高级中学之间无隶属关系。

  (3)批复与复函错用。批复是对请示的答复,由具有隶属关系的上级对下级使用;复函是对来函的答复,用于不相隶属的机关之间。比如,《宁波市人民政府关于同意建造水闸拨助经费的复函》,发文机关是宁波市人民政府,主送机关是北仑区人民政府,两者是具有隶属关系的上下级,所以正确的标题应该是《宁波市人民政府关于同意建造水闸拨助经费的批复》。

  2.事由拟写不当。公文标题的事由是对公文内容的高度概括,要求准确、简洁。常用的结构是“关于××××××的”。有些公文标题的事由部分表述繁复,意思含混或缺少“关于”二字。比如:①《××公司对非法倒卖建筑材料的×××开除公职的通报》,②《××市安监局关于向各有关单位宣布全市安全大检查的通知》。①的错误是缺少“关于”二字,应补上;②的错误是表述繁复冗长,可改为《××市安监局关于开展全市安全大检查的通知》。

  3.发文机关和事由位置颠倒。“发文机关名称+事由+文种”的结构顺序不可颠倒,如《关于××公司同意分厂成立销售部的批复》,应改为《××公司关于同意分厂成立销售部的批复》。

  主送机关是指公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

  1.主送多个机关。新《条例》规定,向上级机关行文“原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关”。比如,《××职业学校关于解决学生宿舍建设资金的请示》,主送机关是“市人民政府、市教育局”,显然存在多头主送的错误,正确的主送机关应当只写“市教育局”。

  2.主送领导个人。新《条例》规定,“除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文”。比如,《××电子工业学校关于解决教师编制问题的请示》,主送机关是“××局长”,应当改为“××教育局”。

  1.缺少过渡句。过渡就是文章中前后内容、段落之间的衔接与转换,具有承上启下的作用。如果没有过渡性的文字,段落的转换就会显得突兀,文章的意思也不会贯通。比如,一份会议通知,开头部分写明“根据……拟召开××会议”,主体部分交代会议的时间、地点、内容、参加人员等。但是,在开头部分与主体部分之间缺少过渡性文字连接,致使主体部分显得很不自然,正确做法是在“拟召开××会议”后面加上“现将有关事项通知如下”。这样,开头部分与主体部分的衔接就自然了。

  2.引用公文不当。答复性公文的开头往往先引述来文,引述时应先引标题,后引发文字号。写作实践中,经常出现答复性公文不引述来文标题和发文字号的现象。如《××市文化局关于同意举办第十一届亚运会图片展览的批复》,正文开头第一句是“你们的请示收到了”,应改为“你馆××××年×月×日《关于举办第十一届亚运会图片展览的请示》(×文馆〔××××〕×号)收悉”。

  3.时间、数字使用不当。公文中除惯用语等用小写汉字外,大部分数字应使用阿拉伯数字。如“这一消息源于本市《晨报》九二年4月1日的一则‘愚人节特快报道’”,其中的日期混用汉字数字与阿拉伯数字,应改为“1992年4月1日”。又如“在沿江四个村各建小型水闸壹座“,其中的“壹座”应改为“一座”。

  4.违反一文一事原则。新《条例》规定,请示应当一文一事;但在实际工作中,经常出现一文多事的现象。比如,某职业学校就解决学生宿舍楼建设资金问题向市教育局行请示文。正文中除请求解决学生宿舍楼建设资金外,还涉及该校图书馆尚未达标,希望上级部门予以支持的内容。这就违反了请示一文一事的写作原则,正确的做法应该把后一件事删去,可另外行文请示。

  5.内容层次错乱。公文是为解决实际问题而撰写的,重在实用,所以观点要明确,条理要清晰。因此,公文有着特殊的结构层次和顺序。比如某通报的正文:“××制鞋有限公司长期以来无后勤保卫规则,亦无领导同志值班制度,安全管理混乱。该公司前后有三大厂房,职工下班后,仅有一位年近七旬的老人值守,没有严格的规章制度和岗位责任制,使个别思想不健康的职工有机可乘,因而该公司的成品、半成品经常被盗,但始终未能引起该公司领导的足够重视。经查,十二月十七日晚发生的火灾完全是一起人为的事故,是严重的失职行为。为严肃纪律,我公司决定撤消该公司××总经理职务,扣发全年奖金。”这则通报的正文次序非常混乱,按照公文的结构层次和顺序,应先写事实,再写评析,再写决定和要求。首先写“12月17日晚,××制鞋有限公司发生火灾。经调查,该火灾是一起人为事故。”其次写“该公司长期以来无后勤保卫规则……但始终未引起领导重视。”最后写“鉴于该公司领导没有做好安全生产工作,且漠视组织规定,现决定撤消该公司××总经理职务,扣发全年奖金。希望各分公司和分厂从中吸取教训。”

  6.结束语运用不当。公文的多数文种都有专门的结束用语,但日常工作中常有乱用、错用结束语的现象。比如,某请示的结束语为“此致,敬礼”,在公文中使用礼仪性祝颂语是大忌,应改为“以上请示当否,凯时娱乐下载!请批复”。又如,某复函的结束语为“特此回复”,也不规范,应改为“特此函复”。同理,批复的结束语应为“特此批复”。

  抄送机关是除主送机关外需要知晓公文内容的其他机关。如果把抄送机关写成“××局长”等,就是错误的。正确的做法应该是抄送给××局长所在的单位。

  印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。部门制发的公文,其印发机关一般是部门的办公室。比如,宁波市教育局发出的文件,印发机关不应写作“宁波市教育局”,而应该是“宁波市教育局办公室”。印发日期要用阿拉伯数字标注,不能用汉字标注。另外需要特别注意的是,从2012年7月1日起,公文不再标注主题词。

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